Resumen_Del_Plan_de_Desarrollo_de_Puestos

Resumen del Plan de Desarrollo de Puestos María López Malave University of Phoenix HRM/531PR Human Capital Management Dr. Servio Villoldo Cappricio 13 de enero de 2010 Resumen del Plan de Desarrollo de Puestos Como resultado del rotundo éxito económico y gran acogida que ha tenido el establecimiento y las operaciones en la sucursal de InterClean Puerto Rico, Inc., estamos presentando un nuevo Plan de Desarrollo de Puestos. El mismo contiene ideas innovadoras para el desarrollo continuo de los negocios en Puerto Rico. También incluye una proyección para los siguientes cinco años, proponiendo la creación de cinco nuevas posiciones que servirán de apoyo al equipo actual de trabajo. Se pretende aliviar el descargo de las funciones que actualmente realizan el Gerente y los Representantes de Ventas, redistribuyendo las tareas de manera que se logre agilizar los procesos y se continúe incrementando las ventas y ganancias de la compañía (University of Phoenix, 2008). Descripciones y Cualificaciones de Puestos A semejanza del Plan anterior, hemos utilizado criterios y métodos de evaluación similares para la determinación de las características y competencias a requerir en las nuevas plazas. Nos referimos a los métodos de la entrevista y el rendimiento laboral (Cascio, 2006). A continuación, presentamos nuestra propuesta de plazas a ser creadas en un intervalo de tiempo de uno a cinco años a partir de la fecha de aprobación del Plan: Asistente Administrativo (puesto 0512010) Resumen General del Puesto. Se propone la creación del puesto durante el primer año de la aprobación del Plan. El trabajo a realizar es de carácter administrativo repetitivo, rutinario y de complejidad moderada. Consiste en apoyar las operaciones administrativas asociadas al equipo de trabajo que labora para InterClean Puerto Rico, Inc. Esta posición estará supervisada por el Gerente de Ventas. Tareas y Responsabilidades Esenciales. Brindar apoyo administrativo al resto del personal, mediante la investigación, recopilación de datos y preparación de informes estadísticos de gastos e ingresos. También tiene a su cargo las siguientes tareas: • Transcribir, redactar, reproducir y tramitar diversos documentos a través del sistema de información, tales como: minutas de reuniones oficiales, facturas, informes, memos, cartas, estados financieros y otros documentos. • Coordinar las reuniones, registros de asistencia, nóminas de empleados, preparación de presupuesto, pago y cobro de facturas, órdenes de compras, depósitos de pagos, evaluaciones de personal y mantener la agenda del Gerente de Ventas. • Abrir, ordenar, distribuir, archivar y administrar la correspondencia entrante y saliente, incluyendo faxes y correos electrónicos. • Supervisar al Representante de Servicio al Cliente. Educación, Experiencia y Requisitos Básicos. Se requiere que el Asistente Administrativo cumpla con los siguientes requisitos: • Grado de Bachillerato en contabilidad de una Universidad acreditada. • Mínimo de dos años de experiencia en trabajo administrativo o tareas similares. Competencias. También debe tener los siguientes conocimientos, habilidades y destrezas: • Dominio de las aplicaciones de Microsoft Word, PowerPoint y Excel. • Fluidez verbal y escrita en los idiomas inglés y español. • Habilidad para trabajar en equipo y establecer relaciones efectivas de trabajo. Representante de Servicio al Cliente (puesto 05022010) Resumen General del Puesto. Se interesa la creación de esta posición durante el segundo año. El mismo es de vital importancia para InterClean Puerto Rico, Inc., ya que nuestra principal fuente de ingreso proviene de los clientes y dependemos del trato que estos reciban. Esta posición estará supervisada por el o la Asistente Administrativo. Tareas y Responsabilidades Esenciales. Atenderá directamente las necesidades del cliente, entre las que se encuentran las siguientes: • Tomará y procesará requisiciones de órdenes de compra. • Creará y cancelará cuentas. • Mantendrá registro de las llamadas de transacciones e interacciones con los clientes, como por ejemplo: preguntas, dudas, comentarios y resultados. • Brindará especial atención a las quejas de los clientes y buscará las soluciones necesarias para mantener una excelente relación. Educación, Experiencia y Requisitos Básicos. Los aspirantes a esta posición deben poseer las siguientes características: • Curso Certificado en servicio y manejo de clientes o en los Métodos Alternos para la Solución de Conflictos. • Debe poseer una personalidad simpática, agradable y la habilidad para trabajar bajo presión y en equipo. • Saber lidiar con situaciones y clientes difíciles. Competencias. El recurso seleccionado para esta posición, debe poseer las siguientes destrezas administrativas básicas: • Dominio y conocimiento de las herramientas y métodos de comunicación, tales como: teléfono, mensajería de texto y correos electrónicos. • Debe estar completamente familiarizado(a) con los productos y servicios que ofrecemos en InterClean Puerto Rico, Inc. • Destrezas de diplomacia y paciencia. Especialista de Producto (puesto 05032010) Resumen General del Puesto. Esta posición debe estar creada y cubierta durante el tercer año de vigencia del Plan. La misma está dirigida a brindar soporte a los Representantes de Ventas en cuanto a las especificaciones técnicas de los productos y servicios. Tareas y Responsabilidades Esenciales. Adiestrar a los vendedores sobre las características y especificaciones de los productos y servicios de limpieza industrial. Además, debe tener vasto conocimiento en las leyes ambientales y seguridad ocupacional. Educación, Experiencia y Requisitos Básicos. Se requiere que los interesados cumplan con los siguientes criterios a evaluar: • Bachillerato en Ciencias Ambientales, de una Universidad acreditada. • Cinco años o más de experiencia en evaluación e identificación de los componentes internos relacionados a los productos y servicios de limpieza industrial. Competencias. Debe poseer y desarrollar extrema habilidad y malicia para detectar componentes o malfuncionamiento de los equipos, que pudiera poner en peligro la salud y vida de los consumidores. Gerente de Logística y Almacén (puesto 05042010) Resumen General del Puesto. Se propone la creación de esta posición para nuestro cuarto año. La misma consiste en mantener al día toda la logística relacionada al inventario, abastecimiento y almacenaje de los productos a ser despachados. Tareas y Responsabilidades Esenciales. Dentro de las tareas básicas de esta posición se encuentran las siguientes: • Llevar el inventario de producto. • Verificar la calidad de los productos y control de humedad del almacén. • Velar por la duplicidad, deterioro o desperdicios de los productos. • Coordinar el despacho, ubicación, almacenaje, distribución y entrega de productos. Educación, Experiencia y Requisitos Básicos. Es requisito compulsorio que el candidato posea: • Bachillerato en Administración de Empresa en Gerencia, de una Universidad acreditada. • Siete años de experiencia en funciones relacionadas. Competencias. Dentro de éstas se requiere que el colaborador posea las siguientes habilidades: • Un alto sentido de razonamiento lógico. • Dominio de las descripciones y componentes químicos de los productos. • Conocimiento de las disposiciones y reglamentos relacionados a la Junta de Calidad Ambiental Estatal. Oficial de Promoción y Mercadeo (puesto 05052010) Resumen General del Puesto. Trabajo profesional de complejidad y responsabilidad normal que consiste en promover y mercadear los productos y servicios relacionados a la limpieza industrial. La persona seleccionada debe influir y convencer a los clientes o prospectos clientes, enfatizando en que los productos y servicios de InterClean Puerto Rico, Inc. son los de mejor calidad y mayor conveniencia para sus industrias o negocios. Colaborar de cerca con los Representantes de Ventas. Tareas y Responsabilidades Esenciales. Dentro de las tareas y responsabilidades se encuentran las siguientes: • Interactuar vía telefónica con clientes ofreciendo y resaltando las cualidades de los productos y servicios de la compañía. • Promover, mercadear y asesorar a los clientes sobre los productos y servicios de limpieza industrial, destacando a InterClean Puerto Rico, Inc. sobre los demás suplidores o competidores de índole similar. • Coordinarle a los Representantes de Ventas las presentaciones y demostraciones de los productos y servicios. Educación, Experiencia y Requisitos Básicos. Los interesados en estas posiciones, deben cumplir con los requisitos, preparación académica y experiencia que se describe a continuación: • Grado Asociado en Administración de Empresas con concentración en mercadeo de una Universidad acreditada. • Un mínimo de dos años de experiencia en promoción y mercadeo, preferiblemente relacionada a la venta de productos y servicios de limpieza industrial. Competencias. Entre las destrezas y habilidades requeridas se encuentran las siguientes: • Destrezas de convencimiento y reclutamiento de clientes. • Destrezas de comunicación oral y escrita en inglés y español. • Destrezas para trabajar en equipo. • Conocimientos básicos en las aplicaciones de Microsoft Word, PowerPoint, Excel y procesamiento de datos. Programa de Adiestramiento Se contratará una compañía externa que se encargará de construir la plataforma de programas de adiestramientos computarizados (CBT), que cumplan con las necesidades de InterClean. Se le requerirán programas de enseñanza de los productos y de los servicios a la venta, que contengan una descripción completa y detallada del uso y la composición de estos. Otro de los enfoques necesarios e importantes para InterClean es la creación de adiestramientos en ventas y servicio al cliente, ya que estas son herramientas necesarias para la prosperidad de la empresa. Será requisito para todos los empleados pasar por un proceso de inducción general, que consistirá en: • Presentación general del área de trabajo y el equipo de trabajo de InterClean Puerto Rico Inc. • Presentación por intranet del equipo de trabajo de las oficinas centrales • Entrega de las funciones del puesto, objetivos y metas • Entrega del equipo necesario para fungir sus labores • Explicación de relaciones de jerarquía, costumbres, código de vestimenta, entre otros • Formas y métodos de evaluación de desempeño • Se le hará un diagnóstico de necesidades de aprendizaje • Otros aspectos relevantes al puesto Todo empleado de InterClean Puerto Rico, Inc. deberá tomar cinco adiestramientos básicos basados en: • Conociendo nuestros productos - Este adiestramiento consistirá de la descripción completa y detallada del contenido de cada producto, sus posibles usos y los usos recomendados por la compañía. Describirá y presentará como debe ser aplicado cada producto. Que materiales puede ser utilizados y cuáles no. Describirá la composición química del producto, los posibles warning y que hacer en caso de ingerirse, que caiga en los ojos o cualquier otro incidente. • ¿Cuáles son los servicios que vendemos' - Descripción completa de los servicios que la empresa ofrece y sus posibles combinaciones. Se les mostrará cómo crear un servicio individualizado para pequeñas, medianas, y grandes empresas. Se les adiestrará para crear programas de servicios al hogar. • ¿Qué es un vendedor y como ser el mejor' - En este adiestramiento se les ofrecerán las mejores técnicas de venta, que hacer y qué no hacer al vender un producto. Se presentarán las relaciones de vendedor cliente, plan de ventas, técnicas de preguntas, técnicas de presentación de ventas, y ganando compromisos. Este es un enfoque muy importante debido a que la empresa se nutre de ventas al cliente, tomando esto en cuenta cualquier persona que tenga contacto con un cliente puede ser candidato a obtener una venta, por tanto deben estar preparados. • El cliente se merece el mejor servicio - Ese adiestramiento capacitará el empleado a proveer al cliente lo que éste necesite, cómo tratar un cliente disgustado o cómo mantenerlo contento. Los empleados se capacitarán para atender al cliente en cualquier escenario y a dar lo mejor por servirles. Siempre manteniendo en cuenta que el cliente es quien provee el sustento de la compañía. • Métodos de solución de conflicto- Será creado para proveerle a los empleados las herramientas necesarias para trabajar en equipo. Este adiestramiento pretende lograr que el empleado pueda manejar situaciones de conflictos entre empleados o con algún cliente. Estos adiestramientos estarán diseñados de manera tal que cualquier empleado podrá contestar preguntas básicas a un cliente sin necesidad de esperar por el especialista en esa área. Plan de Compensación El plan de compensación se dividirá por los puestos asignados y establecidos por InterClean Puerto Rico, Inc. Los salarios fueron establecidos según el mercado dicta en la actualidad. Se asignarán diferentes planes de compensación para los contratos nuevos. Los planes de compensación, serán para: Asistente Administrativo, Representante de Servicio al Cliente, Especialistas de Productos, Gerente de Logística y Almacén y Oficial de Promoción y Mercadeo. Asistente Administrativo (puesto 0512010) El salario será establecido por las tablas de retribución de la Oficina de Información del Mercado Laboral en el Empleo, el cual fluctúa en los $19,900 ($9.57 la hora) (Careeronestop, 2010). Además, se le estará ofreciendo diferentes planes de compensación el cual se reflejará las compensaciones con el salario establecido. Se estará sumando la base anual del salario fijo con las compensaciones, comenzaremos con $19,900. A través del salario se le calculará un aproximado de los beneficios que van a obtener, a la hora de ser contratados. A continuación, observaremos los beneficios personales: • Salario Anual $19,900 Total del Salario Anual $19,900 Beneficios de InterClean Puerto Rico, Inc. • Beneficios Médicos(2) $4,800 • 401k Plan de Ahorro $597 • Seguro Básico de Vida $33.83 • Estacionamiento $500 • Incapacidad a Largo Plazo $ 56.72 • Celular $1,000 Total de Beneficios $7,185.55 Beneficios Legales: • Bono de Navidad $100.00 • Seguro Social $1,522.35 • Otros Beneficios $700.00 • SINOT $41.79 Total de Beneficios Legales $ 2,364.14 Otros Beneficios • Días por vacaciones 15 días • Días por enfermedad 12 días • Días Festivos 12 días Total del Valor Anual de Compensaciones $ 29,449.69 Representante de Servicio al Cliente (puesto 05022010) El salario será establecido por las tablas de retribución de la Oficina de Información del Mercado Laboral en el Empleo, el cual fluctúa en los $15,500 ($7.45 la hora) (Careeronestop, 2010). Además se le estará ofreciendo diferentes planes de compensación el cual se reflejará las compensaciones con el salario establecido. Se estará sumando la base anual del salario fijo con las compensaciones, comenzaremos con $15,500 dólares. A través del salario se le calculará un aproximado de los beneficios personales que van a obtener, a la hora de ser contratados: • Salario Anual $15,500 Total del Salario Anual $15,500 Beneficios de InterClean Puerto Rico, Inc. • Beneficios Médicos(2) $4,800 • 401k Plan de Ahorro $465.00 • Seguro Básico de Vida $26.35 • Estacionamiento $500 • Incapacidad a Largo Plazo $ 44.18 Total de Beneficios $5,835.53 Beneficios Legales: • Bono de Navidad $100.00 • Seguro Social $1,185.75 • Otros Beneficios $700.00 • SINOT $32.55 Total de Beneficios Legales $ 2,018.30 Otros Beneficios • Días por vacaciones 15 días • Días por enfermedad 12 días • Días Festivos 12 días Total del Valor Anual de Compensaciones $ 23,353.83 Especialista de Producto (puesto05032010) El salario será establecido por las tablas de retribución de la Oficina de Información del Mercado Laboral en el Empleo, el cual fluctúa en los $18,700 ($8.99 la hora) (Careeronestop, 2010). Además se le estará ofreciendo diferentes planes de compensación los cuales se reflejarán según las compensaciones y salario establecido. Se estará sumando la base anual del salario fijo con las compensaciones, comenzaremos con $18,700. A través del salario se le calculará un aproximado de beneficios que va a obtener, a la hora de ser contratado. Beneficios Personales: • Salario Anual $18,700 Total del Salario Anual $18,700 Beneficios de InterClean Puerto Rico, Inc. • Beneficios Médicos(2) $4,800 • 401k Plan de Ahorro $561 • Seguro Básico de Vida $31.79 • Estacionamiento $500 • Incapacidad a Largo Plazo $ 53.50 Total de Beneficios $5,946.09 Beneficios Legales: • Bono de Navidad $100.00 • Seguro Social $1,430.55 • Otros Beneficios $700.00 • SINOT $39.27 Total de Beneficios Legales $ 2,269.82 Otros Beneficios • Días por vacaciones 15 días • Días por enfermedad 12 días • Días Festivos 12 días Total del Valor Anual de Compensaciones $ 26,915.91 Gerente de Logística y Almacén (puesto 05042010) El salario será establecido por las tablas de retribución de la Oficina de Información del Mercado Laboral en el Empleo, el cual fluctúa en los $28,300 ($13.60 la hora) (Careeronestop, 2010). Además se le estará ofreciendo diferentes planes de compensación los cuales se reflejarán en las compensaciones del salario establecido. Se estará sumando la base anual del salario fijo con las compensaciones, comenzaremos con $28,300 dólares. A través del salario se le calculará un aproximado los beneficios que va a obtener, a la hora de ser contratado. Beneficios Personales: • Salario Anual $28,300 Total del Salario Anual $28,300 Beneficios de InterClean Puerto Rico, Inc. • Beneficios Médicos(2) $4,889.16 • 401k Plan de Ahorro $849.00 • Seguro Básico de Vida $48.11 • Estacionamiento $1,600 • Car Expenses $4,000 • Celular $1,100 • Incapacidad a Largo Plazo $ 80.66 Total de Beneficios $12,566.93 Beneficios Legales: • Bono de Navidad $200 • Seguro Social $2,164.95 • Otros Beneficios $627.67 • SINOT $59.43 Total de Beneficios Legales $ 3,052.05 Otros Beneficios • Días por vacaciones 15 días • Días por enfermedad 12 días • Días Festivos 12 días Total del Valor Anual de Compensaciones $ 43,918.98 Oficial de Promoción de Mercadeo (puesto 05051010) El salario será establecido por las tablas de retribución de la Oficina de Información del Mercado Laboral en el Empleo, el cual fluctúa en los $12,900 ($6.18 la hora) (Careeronestop, 2010). Además se le estará ofreciendo diferentes planes de compensación el cual se reflejara las compensaciones con el salario establecido. Se estará sumando la base anual del salario fijo con las compensaciones, comenzaremos con $12,900 dólares. A través del salario se le calculará un aproximado los beneficios que va a obtener, a la hora de ser contratado. Beneficios Personales: • Salario Anual $12,900 Total del Salario Anual $12,900 Beneficios de InterClean Puerto Rico, Inc. • Beneficios Médicos(2) $2,400 • 401k Plan de Ahorro $387 • Seguro Básico de Vida $21.93 • Estacionamiento $300 • Incapacidad a Largo Plazo $ 36.77 Total de Beneficios $3,145.70 Beneficios Legales: • Bono de Navidad $100.00 • Seguro Social $986.85 • Otros Beneficios $500.00 • SINOT $27.09 Total de Beneficios Legales $ 1,613.94 Otros Beneficios • Días por vacaciones 15 días • Días por enfermedad 12 días • Días Festivos 12 días Total del Valor Anual de Compensaciones $ 17,659.64 Explicación en General del Plan de Compensación El empleado tendrá la ventaja de saber cuáles son las normas y requisitos con el plan de compensación. Se le explicará cómo funciona una por una para la mayor seguridad del empleado. En el Plan de compensación se encuentra el Fondo del Seguro del Estado, es sin paga, el fondo del seguro del estado concederá dietas, más una reserva de 360 días y 15 días para la solicitud de reinstalación dentro de los días concedidos. La Licencia por Vacaciones es concedida por la acumulación de 1 ¼ día de cada mes si el empleado labora un mínimo de ciento quince horas. La Licencia por Enfermedad se concede siempre y cuando cada empleado acumule un día por mes, si trabaja un mínimo de 115 horas al mes. SINOT es una licencia que se concede sin paga, solo es un 65% del salario fijo por un reserva de empleo de 26 semana, por 365 días y 15 días para la solicitud de reinstalación del puesto dentro de los días concedidos. Dentro de la Licencia por Maternidad se acogen aquellas mujeres que estén embarazadas o que adopten a niños menores de 5 años que no estén en la escuela. Esta licencia tiene un pago total por un periodo de ocho semanas. Si es un caso especial de pos-parto, se le concederá doce semanas adicionales de licencia sin paga. Licencia Médica Familiar (FMLA), beneficio que InterClean concede por ley, es sin paga hasta 12 semanas en un año. Se le da la oportunidad de acogerse a esta licencia siempre y cuando sea un nacimiento, adopción o para el cuido de sus hijos. Debe siempre presentar un certificado médico. La Licencia por Incapacidad se le concede solo y cuando tenga una condición de salud seria ya sea del empleado (a), esposa(o), hijos menores de 18 años y siempre deben presentar un certificado médico. El Seguro Social se debe descontar por ley, según sea el salario y la cantidad de personas en su núcleo familiar, se le retendrá un porciento del salario fijo. El 401K, es consiste en una cuenta de jubilación para cada empleado que participe del mismo. Este tipo de plan es administrable por la compañía de fondos, se harán deducciones de nómina regular de un ingreso de los empleados, por un monto determinado por el empleado y la organización se encargará de igualar el porciento de lo que el empleado aporte. El Seguro de Vida, solo se paga si el empleado fallece durante los términos de la póliza, usualmente son 5, 10 y 20 años de durabilidad. Se paga lo que el empleado ganaba. El Bono de Navidad se ofrece al empleado siempre y cuando haya trabajado más de 700 horas, además se sumara desde el primero de octubre del año anterior y hasta el treinta de septiembre del año actual. Se cobrará siempre en o antes del quince de diciembre del año corriente. Estrategias de Desarrollo de Puestos Interclean Puerto Rico, Inc es un patrono con igualdad de oportunidades, por tal razón como parte de su Departamento de Recursos Humanos se ofrecen diferentes áreas de acomodo de acuerdo a la situación. Aun así, tiene como protocolo estudiar cada caso de forma individual con el propósito de ofrecer asesoría, orientación y ayuda de una manera efectiva y eficaz. Algunos programas de acomodo son: • Acomodo para empleados con problemas de drogas o Se otorgará licencia no remunerada de un año adicional a lo estipulado por ley para el tratamiento médico hospitalario o Se otorgará un horario flexible para el asesoramiento o apoyo para asistir a reuniones o El Departamento de Recursos Humanos ofrecerá programas de asesoramiento y asistencia a los empleados o Se proporcionará una carga de trabajo a su propio ritmo o Se modificará los métodos de supervisión o De ser necesario, se reasignará a un trabajo menos estresante o Se reestructurará trabajo para incluir sólo las funciones esenciales o De ser necesario, se reasignará a una posición que no implique exposición a las drogas • Acomodo para empleadas que están embarazadas: o la hora de llegada flexible o descansos periódicos o una estación de trabajo ergonómica de trabajo que permita la elevación de los pies o trabajar desde casa, si el puesto lo permite o horario reducido de las horas extraordinarias, o transferencia a otro turno, si el puesto lo permite o el uso flexible del permiso para citas medicas o modificación del código de vestimenta • Acomodo para padecimientos de espalda, síndrome del túnel carpiano, y relacionados o proporcionará un horario flexible con el fin de asistir a tratamiento o una estación de trabajo ergonómica, ejemplos un auricular de teléfono, estación de computadora para utilizarse tanto sentado como de pie, un sistema de archivo electrónico, entre otros o programas de reconocimiento de voz Programas de oportunidades de educación, adicionales a los adiestramientos ofrecidos por la compañía. • Requerimientos o Someterse a evaluaciones y aplicación en algunas de las áreas relacionadas a su puesto con el propósito de poder promoverlos o Compromiso del empleado de permanecer en la compañía 12 meses por cada nueve créditos reembolsados. • Reembolso de matricula o Los empleados deben obtener una calificación de "A" en el curso para ser elegible para un reembolso completo, y una "B" para el 50% de reembolso. No hay máximo de por vida definidos y los empleados son elegibles para comenzar las clases desde el primer día del mes siguiente a su fecha de permanencia en el empleo. En fin, es necesario que toda empresa cree Planes de Desarrollo de Puestos, conforme a sus necesidades y requerimientos. Los mismos deben contener componentes esenciales para el funcionamiento de la empresa; pero sobre todo, para la capacitación y el desarrollo de nuestro más valioso recurso, el capital laboral. Nunca olvidemos que cuanto más invirtamos en nuestros recursos humanos, más beneficios obtendremos como compañía. Referencias Careeronestop. (2010). Explore Careers. Retrieved from http://www.careerinfonet.org/acinet/occ_rep.asp'nodeid=2&optstatus=000110111&next=occ_rep&jobfam=41&soccode=413011&stfips=&level=&id=1&ES=Y&EST=SALES Cascio, W. (2005). Managing human resources: Productivity, quality of work life, profits (7th ed.). New York, New York: McGraw-Hill. Mondy, R. W. (2008). Human resource management (10th ed.). New Jersey, NJ: Prentice Hall. University of Phoenix. (2009). InterClean scenario and employee profiles [Computer Software]. Retrieved from University of Phoenix, Simulation, HRM/531PR Human Capital Management website. University of Phoenix. (2008). Syllabus. Retrieved from University of Phoenix, HRM 531Human Capital Management website.