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Artigo HSM A NEGOCIAÇÃO DA FASE DA PREPARAÇÃO Os brasileiros costumam tirar nota dez em criatividade e improvisação ao negociar. Talvez por isso A maioria não considere a preparação fundamental e Siga principalmente a intuição. Contudo, uma nova visão do processo de negociação, mais abrangente, está ganhando adeptos no país. Executivos e Autoridades governamentais começam um instinto misturar e preparação cuidadosa ao negociar assuntos complexos, Reconhecendo que uma sistematização prévia pode ser um ingrediente-chave do sucesso da empreitada. Ao que tudo indica, as pessoas não se preparam para uma negociação por três motivos: não acreditam suficientemente na Eficácia da preparação (mais confiam na intuição); estão ocupadas demais para investir tempo nisso, e não sabem como se preparar de maneira produtiva. É no último aspecto que este artigo ajudará, e muito. Colocando como perguntas respondidas que ser Devem e Descrevendo os passos que PRECISAM ser dados, os autores mostram em detalhe as três formas de preparação: rápida, prioridades por e completa. Um quadro destaca os sete elementos básicos que o negociador DEVE Analisar muito bem antes de se sentar à mesa: suas alternativas caso a negociação não dê certo, interesses os de sua empresa e parte da outra, como opções de acordo, uma legitimidade segundo parâmetros internos e externos, os Compromissos por assumir, a qualidade da comunicação eo relacionamento de trabalho. A relação entre uma boa preparação e uma negociação de sucesso Geralmente é mal Entendida-e subestimada. Com freqüência, os problemas que surgem muitas Negociações em São conseqüência da falta de preparação de uma ou mais partes. Uma boa preparação não precisa demorar muito. O pensamento claro e alguns minutos de concentração podem melhorar significativamente sua eficácia. Uma abordagem sistemática ajuda qualquer um a se sair bem nas Negociações e entender plenamente o que está em jogo. A premissa básica de nossas recomendações é o fato de que, em qualquer negociação, há sete elementos básicos para Serem Considerados: alternativas, interesses, opções, legitimidade, compromissos, comunicação e relacionamento. O tempo é sempre um recurso escasso para o Executivo. Por isso, classificamos nossas técnicas de preparação em três categorias: Preparação rápida: é uma rápida passada pelo mapa da negociação. Isso DEVE Ajudá-lo um ter uma idéia do que trata a negociação e para onde ela pode caminhar. Prioridades por Preparação: é útil quando você precisa se concentrar em apenas Certos elementos da negociação. Preparação completa: é uma preparação abrangente, indicada para Negociações Complexas. PREPARAÇÃO RÁPIDA Essa forma de preparação tem como objetivo fornecer uma ajuda rápida, para quando você não dispuser de muito tempo ou para breves Negociações. É uma boa maneira de iniciar uma preparação mais aprofundada e pode ser, por si só, suficiente para aquela negociação de cinco minutos pelo telefone. A preparação rápida exige apenas alguns minutos para que você clareie e sistematizar seu pensamento como idéias em relação à negociação. A preparação rápida se concentra em quatro dos sete elementos de uma negociação - Interesses, opções, alternativas e legitimidade -, respondendo a cinco perguntas: Interesses: 1) Com que realmente me importo - Meus Desejos, Necessidades, preocupações, esperanças e temores' 2) Com que, em minha opinião, uma outra parte realmente se importa - seus desejos, Necessidades, preocupações, esperanças e temores' Opções: 3) Quais são todos os possíveis Acordos a que podemos chegar' Legitimidade: 4) Quais são os Padrões externos ou precedentes que convencer um Poderiam de nós ou a ambos de que um acordo proposto é justo' Alternativas: 5) O que posso fazer para Obter o que quero de outra forma, se não conseguir chegar um acordo um' PREPARAÇÃO POR PRIORIDADES Nem toda negociação é igual. Os elementos que estão em jogo variam de importância conforme a situação. Há situações em que as partes desconfiam uma da outra e momentos que Envolvem assuntos múltiplos e complexos. Em Em certos casos pode ser útil Possível concentrar o máximo de seu tempo de preparação em algumas áreas-chave, em vez de fazer uma análise completa dos sete elementos básicos da negociação. Um diagnóstico da negociação o ajudará a decidir como investir seu tempo e priorizar Quais elementos. Sugerimos as seguintes perguntas para esse processo: Interesses: Estamos brigando "por causa de nossas posições' Por quê' Eu priorizei os assuntos' Estou confuso a respeito deles' Levei em Consideração o que Gostaria de Obter se estivesse sem lugar deles' Opções: A situação parece ser do tipo em que um tem de ganhar eo outro perder' Chegamos a um impasse, um' Os Interesses compatíveis são' Deveríamos fazer um levantamento conjunto das Possibilidades' Alternativas: Eu acho que Deveríamos chegar um acordo um' Eu parto da suposição de que eles têm de fazer um acordo' Eu acho que um de nós tem mais força' Eu sei o que ambos se não chegarmos faremos um acordo um' Legitimidade: Estou preocupado em poder ser "esfolado"' Estou sendo tratado com justiça' Algum de nós vai ter de explicar por que a dos outros Concordamos com o acordo, qualquer que ele seja' Comunicação: Estou pronto para ouvir atentamente o que disserem eles' Eu sei o que quero ouvir' Sei como falar de uma forma que faça com que queiram ouvir eles' Relacionamento: É provável que o relacionamento de trabalho seja difícil' Será que vai ser difícil falar de dinheiro com eles' Essa negociação poderia estragar nosso relacionamento' Compromissos: Está chegando a hora de tomar uma decisão' Há mais coisas que fazer depois de ambos dizerem "sim"' Está claro para mim quem tem Autoridade para assumir um compromisso' Se uma ou mais dessas perguntas parecerem Fundamentais Para a sua negociação, você DEVE concentrar sua preparação nos elementos que Correspondem a elas. Você pode usar o processo descrito a seguir para ajuda-lo a se preparar nos elementos com profundidade que lhe parecerem mais relevantes. PREPARAÇÃO COMPLETA Quando o que está em jogo em uma negociação iminente é grande, uma preparação assumir uma Importância ainda maior. No mínimo, recomendamos uma "preparação rápida" ou um "prioridades por preparação". Em alguns casos, entretanto, essas duas estratégias encontradas suficientes Serem não, embora Sejam um bom começo. Para Negociações complexas, de alto risco e altos valores Kikyo, é essencial uma preparação minuciosa, com uma análise em profundidade de cada um dos sete elementos básicos. Veja a seguir algumas diretrizes de uma preparação completa. Interesses Todo mundo que entra em Interesses uma negociação tem. Os Interesses são diferentes das posições - estas são apenas uma das maneiras de satisfazer os Interesses. Se ficar muito preso um limitará suas posições, você como muitas outras maneiras pelas Quais pode ter seus Interesses satisfeitos.Portanto, demais discutir em torno de uma POSIÇÃO acaba por desviar a negociação do principal assunto: satisfazer os Interesses de cada uma das partes. A maioria das pessoas se concentra em posições, em vez de Interesses, fechando-se em uma Exigência inicial. Desviando Essa Exigência inicial se torna o foco das Negociações, como partes do real objetivo: Interesses seus. Quando uma das partes pensa somente no que ela quer, provavelmente os Interesses da outra parte NÃO SERÃO Satisfeitos e ela não se verá incentivada chegar a um acordo UM. Pensar nos Interesses da outra parte contribui para que os dois lados cheguem um um acordo mutuamente Aceitável. Três Passos para se concentrar nos interesses 1) Para compreender melhor os Interesses em jogo, comece identificando todas as partes envolvidas na negociação - direta ou indiretamente. Todas as pessoas e todos os grupos que Sejam atingidos pelo processo, incluindo os amigos, a família, o chefe, etc, también Exercer alguma influência sobre seu desfecho. É bom, portanto, considerar essas pessoas e esses grupos desde o início, para Evitar surpresas no Futuro. 2) Após identificar todas as pessoas envolvidas, é hora de esclarecer os Interesses de cada uma das partes - os deles, os seus e os de terceiros. Pergunte-se "o que é importante para mim, para uma outra parte é para os outros'", Mesmo como Exercício de adivinhação, pois isso o ajudará um ESTABELECER os possíveis Interesses das diferentes partes. Então, os agrupe Interesses por afinidade. 3) Uma vez esclarecidos todos os Interesses, estude cada um deles. Para cada indivíduo interesse, pergunte-se "por quê'" e "Com que objetivo'", até descobrir os Interesses subjacentes reais. Atribua um Interesses seus pontos, de 0 a 100, de acordo com sua importância relativa, e também aos da outra parte. Isso vai ajudá-lo um Interesses priorizar seus ea imaginar o que o outro lado achará mais importante. Opções As opções são as diferentes maneiras pelas soluções ou Quais é Possível Interesses satisfazer os. Em geral, o negociador se apega e uma posição, assim, acaba despreparado para trazer à mesa de negociação idéias diferentes, que satisfazer seus Poderiam Interesses tão bem ou até melhor. Outro erro é ver como Negociações como uma tentativa de resolver diferenças ou chegar um consenso um, levando a um contraditório soluções do tipo "mínimo denominador comum". Perde-se assim o benefício que se poderia ter criado a partir das diferenças. Para Evitar erros como esses, o negociador DEVE mudar seu posicionamento mental de "como posso conseguir uma parte maior" para "como Poderíamos ganhar mais juntos". Ter uma compreensão clara dos Interesses em jogo ajudará o negociador uma Criar mais valor e, conseqüentemente opções, melhores. Algumas maneiras de São Criar Valor: - Criar caso Economias de escala, como partes Capacitações compartilhem e recursos semelhantes. - Capacitações Combinar e recursos diferentes para Criar algo que nenhuma das partes conseguiria sozinha. - Levar em conta opções para benefício Auxílio Mútuo em todas as situações, ao contrário de benefício isolado ou independente. Algumas das diferenças que permitem uma criação de valor são: Risco: Algumas pessoas cobram dinheiro para correr o risco, outras pagam para evitá-lo. Calendário ou Oportunidade: O que é caro hoje pode ser barato amanhã - Depois da liquidação de Natal, por exemplo. Percepção: Manter um segredo e não pode encarecer Criar um precedente uma negociação. Valor do item marginal mesmo: Alguém que fabrica sapatos pode querer trocar um par extra de sapatos por comida, em vez de ter dúzias de pares e morrer de fome. Dois Passos para Criar melhores opções 1) Crie opções que atendam os Interesses. Como negociador, você DEVE os Interesses listar todos, seus e da outra parte, em ordem de importância. Então, Elabore opções possíveis que levem em Consideração Interesses TODOS OS. 2) Maximizar os ganhos conjuntos. Faça um levantamento de todas as Capacitações e recursos tanto que cada uma das partes e tente Possui como explorar as semelhanças como diferenças para Criar Valor, conforme mostrado acima. OS SETE ELEMENTOS BÁSICOS DE UMA NEGOCIAÇÃO 1) Alternativas. Alternativas são as Possibilidades de caminho que tem cada parte se não se chegar a um bom termo. O acordo obtido à mesa sempre Deve Ser comparado às alternativas existentes fora da negociação. Interesses 2). Interesses Não são posições, uma vez que são Exigências posições das partes. Subjacentes às posições estão as razões pelas Quais elas estão exigindo algo: As necessidades, preocupações, esperanças, desejos e os temores. Quanto mais esses satisfizer um acordo Interesses das partes, o melhor negócio. 3) Opções. Opções são uma gama completa de Quais Possibilidades pelas partes como Poderiam chegar teoricamente um acordo UM. As opções são, Poderiam ser ou, colocadas "na mesa". Um acordo é melhor se for a melhor de muitas opções, principalmente se explorar todo o ganho Mútuo da situação potencial. 4) Legitimidade. Legitimidade se Refere à percepção de quão justo é um acordo. Um acordo que fará justiça com duas partes se sentirem tratadas na medida em parâmetros em que se basear, Critérios Princípios ou externos, além da vontade de cada uma das partes. Esses parâmetros también leis e regulamentações, normas do setor, uma praxe habitual ou alguns Princípios Gerais como reciprocidade ou precedentes. 5) Compromissos. Os Compromissos São declarações verbais ou escritas sobre o que uma das partes fará ou deixará de fazer. Eels pueden ser feitos no decorrer de uma negociação ou incorporados ao acordo obtido nenhuma negociação da FIM. Em geral, o acordo será melhor se as promessas feitas tiverem Planejadas bem Sido e bem arquitetadas de forma um ser práticas, duráveis, facilmente entendidas por que Aqueles que FOREM verificáveis Cumprir e, se necessário. 6) Comunicação. A Qualidade da Comunicação em uma negociação depende tanto do nível de entendimento Mútuo como da eficiência do processo. Na comunicação de alta qualidade, como mensagens entendidas pelos receptores Têm o sentido pretendido pelos Emissores. Ou seja, como partes entendem uma a outra, mesmo que discordem. A comunicação de alta qualidade também é mais eficiente na medida em os negociadores que minimizam os recursos gastos para tomar uma decisão final - seja ela chegar ao acordo ou desistir dele. 7) Relacionamento. Negociações como mais importantes são com pessoas ou com quem Instituições já negociamos antes e negociaremos novamente. Em geral, um forte relacionamento de trabalho dá poder às partes para negociarem suas diferenças bem. Qualquer transação DEVE Melhorar a Capacidade das partes de trabalharem juntas novamente - jamais piorar. Alternativas Diferentemente das opções, as alternativas atendem seus Interesses negociação de Fora. Como nem sempre é Possível chegar um acordo um, deixar a negociação optando pela alternativa é um desfecho que se DEVE Consideração em levar. Uma alternativa pode ser melhor ou pior do que o acordo negociado. Por isso, um acordo negociado é bom se satisfaz seus Interesses de forma melhor do que suas alternativas. Faz parte de uma boa preparação Avaliar sua "melhor alternativa" Em relação a um acordo negociado para Determinar quanto ela satisfaz os seus Interesses. A maioria das pessoas tende a ignorar sua "melhor alternativa" e entra em uma negociação sem saber o que vai fazer se não chegar um acordo UM. Outras sabem que supõem sua qual é "melhor alternativa" e perdem a chance de pensar de forma mais criativa sobre ela - como os sindicatos, sempre que pensam na greve como sua "melhor alternativa" e deixam de considerar outras iniciativas, como lobby, relações Públicas, operação-tartaruga ou operação-padrão. Uma alternativa melhor "pode ser uma Ferramenta poderosa se utilizada corretamente. Conheça a sua "melhor alternativa" Consideração e leve em uma parte da outra. Isso o auxiliará a se concentrar naquilo que realmente quer e nas diferentes maneiras de consegui-lo, além de ser um alarme contra maus negócios. Embora você POSSA nunca saber ao certo qual é a "melhor alternativa" dos outros, é bom levá-la em conta, para entender melhor São Quais as chances de eles abandonarem a negociação. Quatro Passos suas alternativas para entender 1) Pense em todas as suas alternativas para um acordo negociado. Enumere seus Interesses eo que poderia satisfazê-los fora da negociação. É importante ponderar os prós e os contras de todas as alternativas possíveis. 2) Faça o mesmo para uma outra parte. 3) Selecione a sua "melhor alternativa" entre aquelas listadas anteriormente. Escreva por que essa é a sua "melhor alternativa" e alguns passos concretos para melhorá-la antes de entrar na negociação. 4) Determinar uma alternativa melhor "deles entre aquelas relacionadas por você. Escreva o que você faria nenhum lugar deles. E pergunte-se como, de forma legítima, você poderia piorar a "melhor alternativa" deles. Legitimidade Uma vez que os Interesses Sejam Inevitavelmente conflitantes, é Aconselhável ter bons argumentos para entrar em uma negociação. Já está Provado que é mais persuasivo ter argumentos justos do que simplesmente ser teimoso. O objetivo de JAF argumentos justos não é fazer você Parecer bonzinho; enguias funcionam efetivamente como uma espada para persuadir e como um escudo para impedir que você seja tratado injustamente. Resultados Justos são provenientes muitas vezes de Padrões externos de Justiça. Esses Padrões externos dão legitimidade ao processo e evitam quedas-de-braço entre as partes. Eels também facilitam a explicação que os negociadores Tem de dar Aqueles que REPRESENTAM. Justo não significa Necessariamente igualitário. Processos Os "justos" São maneiras de Decidir que Possuem um apelo intrínseco para as duas partes, pois parecem Evitar uma vantagem injusta para uma delas. Prepare-se para dar a outra parte Padrões também que pareçam legítimos persuasivos e, de forma que eles cumpram de bom grado o acordo. Três Passos para Aprimorar sua legitimidade 1) Descubra Padrões externos que POSSAM ser utilizados como espada e escudo. Enumere os principais assuntos em jogo e os possíveis Padrões relacionados a cada um deles. Então, ordene os Padrões do Favorável ao menos mais favorável. Em seguida, liste outros Padrões relevantes que exijam posterior pesquisa. 2) Se você não concordar com as respostas que Receber, preparar-se para usar a justiça do processo como instrumento de persuasão. Experimente o teste da reciprocidade, analisando se é Adequado Aplicar os Padrões de comportamento utilizados pela outra parte quando ela se encontra em uma situação semelhante à sua. 3) Ofereça-lhes uma forma atraente e argumentos para explicar que o acordo POSSAM Aqueles que REPRESENTAM enguias. Comunicação Em uma negociação, uma comunicação e escutar a arte ea ciência de falar e de maneira eficaz. Com uma boa comunicação, evitam-se os mal-entendidos, e as Negociações se Tornam mais fáceis e eficientes. Se gastarmos tempo pensando em Eficientes maneiras claras e de transmitir nossas mensagens e de escutar as deles, provavelmente a negociação será mais rápida e simples. As pessoas Tendem a Decorar falas como preparação para a negociação, o que acaba Tornando a comunicação mais rígida e desvia a atenção. Um erro é ignorar o impacto - diferente do pretendido - Mensagem nossa que, tanto em palavras quanto em atitudes, terá sobre os outros. Ninguém jamais Conseguirá Prever todas as possíveis reações à sua mensagem, mas estar Ciente disso já é um grande passo. Em tese, todo negociador Deveria se preparar para um processo de comunicação de mão dupla, mas freqüentemente ele negligencia uma preparação para ouvir. Assim, fica sem saber o que esperar da outra parte ou Como Reconhecer uma mensagem diferente que vá confirmar ou questionar suas premissas. Negociar é conversar, e conversar implica descobrir maneiras de convidar uma outra parte um escutá-lo, facilitando as coisas para que ela lhe dê atenção. Isso pode to claim que você reformule suas afirmações até poder transmitir com precisão o que Pretende. Dois passos para uma melhor comunicação 1) Questione suas Identifique e premissas "Coisas para ouvir". Liste suas premissas e, depois, anote algumas possíveis "Coisas para ouvir" da outra parte que POSSAM Ajudá-lo um questionar suas premissas. 2) Reformule suas afirmações para ajudar uma outra parte uma entendê-las. Escreva algumas delas, em especial como uma Tendem que seus Interesses melhor exprimir. Tente ver como a outra parte poderia REAGIR um declarações suas, começando com "sim, mas ...". Por fim, experimente expor seus Interesses de diferentes formas, até sentir que a outra parte consegue ouvi-lo melhor. Relacionamento Em geral, o elemento que causa mais ansiedade em uma negociação é o relacionamento de trabalho. Para conseguir um bom relacionamento de trabalho, como pessoas Devem ter uma Capacidade de lidar com suas diferenças de maneira eficiente, não é que necessário como diferentes partes gostem uma da outra, nem que tenham os mesmos valores Interesses ou. Entre as iniciativas para construir uma relação de trabalho eficaz, estão aumentar a compreensão mútua, inspirar confiança e respeito, Encorajar uma persuasão mútua - não coerção -, permitir que se conservem a razão ea emoção Aprimorar e equilibradas uma comunicação. As pessoas freqüentemente confundem seu relacionamento com o assunto em questão e acabam tentando resolver problemas de relacionamento fazendo Concessões ao que está em jogo e vice-versa. Ao não se abordar cada aspecto separadamente, ensina-se a outra parte uma manipular o relacionamento um fim de Concessões Obter. Supor que o relacionamento está "garantido" e que qualquer problema é "culpa deles" Permite que você se exima da responsabilidade de Melhorar a situação Contraproducente. Um negociador DEVE se preparar para abordar, independentemente, o relacionamento - confiabilidade, aceitação mútua, emoções, etc - eo assunto em questão - Dinheiro, prazos, datas e Condições. Dois Passos para Melhorar seu relacionamento 1) Separe o que inicialmente diz respeito ao relacionamento eo que está ligado ao assunto em questão, Descrevendo seu relacionamento com o máximo Possível de adjetivos. Então, separe os diferentes problemas em duas listas, uma para relacionamento e outra para o que está em jogo. Feito isso, liste as possíveis soluções para cada item. 2) Preparar-se para construir um bom relacionamento de trabalho. Inicialmente, escreva "o que pode estar errado agora'", Como as causas de mal-entendidos, desconfiança, sentimentos de coerção, Desrespeito ou Irritação. Então, descubra "o que se pode fazer, ou seja, como entendê-los melhor, confiabilidade Demonstrar, concentrar-se em persuasão, e mostrar respeito balancear emoção e razão. Compromissos Os Compromissos surgem na conclusão de uma negociação. Os bons Compromissos são claros, planejados e bem duráveis. Compromissos ESTABELECER Para melhores, os negociadores Deveriam ir à mesa de negociação com uma idéia de aonde gostariam de chegar. Em geral, como Compromissos Estabelecem pessoas sem saber o que significa "concluído". Elas supõem que todo mundo sabe sobre o que vai ser uma reunião e, conseqüentemente, deixam de Determinar como NECESSÁRIAS ações para chegar a um acordo. Muitas descobrem No decorrer de uma negociação que havia tópicos muito mais do que o previsto e, ao mesmo tempo, que as partes envolvidas tinham expectativas divergentes quanto ao que seria o resultado da reunião. Sem saber como e aonde ir, o negociador não será Capaz de Prever uma seqüência de ações que o levarão um acordo UM. Uma decisão nem sempre se traduz em ação, os Passos Necessários para torná-la real Têm de ser muito bem pensados. Uma boa preparação para uma negociação DEVE incluir um plano Quanto aos Compromissos operacionais, com uma lista mais completa e flexível de tópicos do que será necessario para implantar os Acordos que surgirem a partir desses tópicos. Antes de cada reunião, esclareça seu propósito e seu processo, de forma que como compreender POSSAM pessoas. Não haverá perda de tempo e energia com assuntos não pertinentes à reunião específica. Planeje o processo para chegar compromisso a um. Planeje uma seqüência de uma negociação para Aprimorar uma coordenação ea comunicação. Elabore uma minuta do acordo operacional e de como você poderia costura-lo. Colocar em seqüência as iniciativas NECESSÁRIAS o ajudará a se organizar. Dois Passos para Obter o compromisso 1) Identifique os tópicos que pueden ser incluídos nenhum acordo. Descreva um Finalidade geral eo resultado esperado da negociação - inclusive uma minuta de acordo operacional Um possível. Escreva, então, um Finalidade específica eo resultado tangível da próxima reunião, se houver. 2) Planeje OS PASSOS PARA O acordo de início ao descobrir quem são os verdadeiros tomadores de decisão. Descubra Quais são as informações NECESSÁRIAS para concluir o acordo, os implementadores que precisam ser consultados, os possíveis obstáculos e maneiras de como lidar com eles. Por fim, Coloque no papel os passos necessários »para chegar ao acordo e os objetivos de cada reunião: 1) Acordo sobre os tópicos preliminar. Dos 2) Interesses Esclarecimento. Das 3) opções Discussão. 4) Minuta com esqueleto do acordo. 5) Elaboração conjunta de uma minuta do acordo de trabalho possivel. 6) Texto final para ser assinado. PREPARAÇÃO CONJUNTA Nosso último conselho é que você ENCARE uma negociação como se fosse uma sessão conjunta de preparação. A negociação, nesse caso, torna-se uma reunião de resolução de problemas na qual ambas as partes encontradas como usar ferramentas de preparação descritas aqui para encontrar o melhor resultado Possível para todos. Danny Ertel diretor é da CMI International Group, empresa internacional de consultoria e treinamento em negociação e resolução de conflitos.Escreveu Estratégias de Negociação (ed. Ediouro), junto com Roger Fisher.