Bestek_Vier_Vensters

5. Het Bestek Om een helder beeld te scheppen van de spelers die samen werken in een organisatie, worden de rollen met betrekking tot het berichtenverkeer uitgewerkt. De outputs die wij gebruiken zijn • Brief automatisch verzonden indien sprake van overstand • automatisch herinneringen • Signaal naar desbetreffende debiteur Brief Er wordt automatisch een brief verstuurd naar de klant, wanneer het systeem opmerkt dat er sprake is van een overstand. |Rollen |Wanneer invullen |Spelers | |1. Opstellen |Altijd |KBF-Systeem | |2. Controleren |Altijd |Account | |3. Autoriseren |Altijd |Account, BA adviseur of Binnendienst BA | |4. Actie nemen |Indien nodig |KBF-Systeem | |5. Archiveren |Altijd |Administratieve ondersteuner | Herinnering/aanmaning De aanmaning wordt verstuurd op het moment dat in het systeem duidelijk wordt dat sprake is van teveel dagen waarop de klant een achterstand heeft. |Rollen |Wanneer invullen |Spelers | |1. Opstellen |Altijd |CPS-Leningen | |2. Controleren |Altijd |Account, BA adviseur of Binnendienst BA | |3. Autoriseren |Altijd |Account, BA adviseur of Binnendienst BA | |4. Actie nemen |Indien nodig |CPS-Systeem | |5. Archiveren |Altijd |Administratieve ondersteuner | Het signaal Ongeoorloofde debetstand op een krediet in rekening-courant van meer dan 90 dagen wordt door KBF een signaal gegeven naar de des betreffende debiteur. |Rollen |Wanneer invullen |Spelers | |1. Opstellen |Indien nodig |KBF-Systeem | |2. Controleren |Indien nodig |Accountant | |3. Autoriseren |Indien nodig |Account, BA adviseur, Binnendienst BA | |4. Actie nemen |Indien nodig |Verkoper BA, Adviseur ZR | |5. Archiveren |Indien nodig |Administratieve ondersteuner | Matrix van TVB’s (Taken Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden) |Berichten | |2. Controleren | |3. Autoriseren | |4. Actie nemen | |5. Archiveren | Voorzieningen De voorzieningen geven een beeld van de hulpmiddelen die gebruikt worden binnen de Rabobank. Het zijn hulpmiddelen die helpen het gewenste resultaat te realiseren. Hierbij moet worden gedacht aan templates, ICT-diensten, protocollen, opleiding en trainingen. Brief Deze actie verloopt via een protocol. Wanneer er sprake is van een overstand, wordt er een brief verstuurd naar de klant. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van een ICT-Dienst. Namelijk het KBF systeem. Het KBF systeem is een geautomatiseerd incassosysteem. Om de brief dat verstuurd word, bij de juiste persoon te krijgen met daarin de juiste informatie, zijn er elektronische templates. Deze worden echter niet ingevuld door de medewerkers, maar deze is ook geautomatiseerd. Het KBF systeem haalt de juiste gegevens uit de database en zet die vervolgens in de standaard brief. Herinnering/aanmaning Deze actie verloopt ook via een protocol. Wanneer er sprake is van een achterstand, wordt er een herinnering gevolgd door een aanmaning (indien nodig) verstuurd naar de klant. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van een ICT-Dienst. Namelijk het CPS systeem en de zogeheten CPS Leningen. Het CPS systeem is een systeem voor niet-zakelijke klanten dat automatisch herinneringen en aanmaningen verzend. Ook om deze herinnering/aanmaning te versturen wordt er gebruikt gemaakt van elektronische templates. Deze worden ook niet ingevuld door de medewerkers, maar deze is ook geautomatiseerd. Het CPS systeem haalt de juiste gegevens uit de database en zet die vervolgens in de standaard brief. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een database waarin de unieke productcodes staan vermeld (productcode is in dit geval het bankrekeningnummer) Het signaal Het signaal wordt afgegeven op het moment wanneer er sprake is van een Ongeoorloofd debetstand op een krediet in rekening-courant van meer dan 90 dagen. Dit word gedaan door het KBF systeem. Ook weer een vorm van ICT dus. Wanneer er sprake is van een achterstand m.b.t. rente- en/of aflossingsverplichting op een lening van meer dan 90 dagen, wordt dit vermeld op de lijst ALN 239 ‘Overzicht achterstanden leningen’. Dit is een tempelate, waar de gegevens op worden ingevuld. Gezien de middelen die gebruikt worden en de mate waarin er sprake is van automatisering, zijn de voorzieningen waarmee gewerkt wordt ruim voldoende.